- Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
HanseGM Gebäudemanagement GmbH
Weidestraße 128
22083 Hamburg
Deutschland
- Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Dr. Nils Christian Haag
intersoft consulting services AG
Telefon: +49 40 790 235 – 402
Beim Strohhause 17, 20097 Hamburg
E-Mail: DSB-HanseGM@intersoft-consulting.de
- Anwendungsbereich und allgemeine Hinweise
Diese Hinweise zum Datenschutz gelten für den Auftritt der HanseGM Gebäudemanagement GmbH unter www.hansegm.de.
Wir legen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Deshalb informieren wir Sie hier über unseren Umgang mit Ihren Daten und über unsere Datenschutzprinzipien.
Wir verarbeiten persönliche Daten, die beim Besuch unserer Webseiten erhoben werden, entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit.
Personenbezogene Daten sind dabei alle Informationen zu Ihrer Identität wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Mailadresse oder Ihre Postanschrift.
- Zweck und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dieses zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers.
Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Alle im Rahmen der Website anfallenden personenbezogenen Daten werden entsprechend den jeweils geltenden Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten nur zum Zweck der Kundenanfrage bzw. zur Wahrung berechtigter eigener Geschäftsinteressen im Hinblick auf die Beratung und Betreuung unserer Nutzer genutzt.
Wir nutzen Ihre persönlichen Daten im Allgemeinen, um Ihre Anfrage zu beantworten, Ihren Auftrag zu bearbeiten oder Ihnen Zugang zu speziellen Informationen oder Angeboten zu verschaffen. Zu diesem Zweck kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an externe Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung weitergeben. Wir übermitteln Daten nur an Dritte, solange es gesetzlich zulässig ist oder mit Einwilligung der Nutzer.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.
Datenübermittlungen in Drittländer ergeben sich im Rahmen der Administration, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen und nur soweit die Übermittlung grundsätzlich zulässig ist und die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen, insbesondere der Datenimporteuer ein angemessenes Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister in Drittländern gewährleistet.
- Rechtsgrundlage
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung des Nutzers einholen, dient Artikel 6 Abs. 1 lit.a. der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der betroffene Nutzer ist, erforderlich ist, dient Artikel 6 Abs. 1 lit.b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dienst Artikel 6 Abs. 1 lit.c DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen des betroffenen Nutzers oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Artikel 6 Abs. 1 lit.d DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Artikel 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO als Rechtsgrundlage.
- Datenlöschung, -sperrung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten des betroffenen Nutzers werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber, denen unser Unternehmen unterliegt, vorgesehen wurde.
Eine Sperrung oder Löschung erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
- Datensicherheit
Wir treffen Vorkehrungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Verfälschung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die bestehenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen werden dabei selbstverständlich beachtet.
- Kinder
Wir legen allen Eltern und Aufsichtspersonen nahe, ihre Kinder in den sicheren und verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten im Internet einzuweisen. Ohne Zustimmung der Eltern oder Aufsichtspersonen sollten Kinder keine personenbezogenen Daten an unsere Website übermitteln.
Wir versichern, nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern zu sammeln, in irgendeiner Weise zu verwenden oder Dritten gegenüber unberechtigt offen zu legen.
- Links zu anderen Websites
Die Webseiten in diesem Auftritt können Links auf andere Anbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt. Bitte informieren Sie sich gesondert über die Datenschutzhinweise dieser Websites.
Wenn Sie unsere Website verlassen, empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzrichtlinie jeder Website, die personenbezogene Daten sammelt, sorgfältig zu lesen.
- Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version des Betriebssystems des Nutzers
- den Internet Service-Provider des Nutzers
- die IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Website gelangt
- Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in den Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dieses nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers kein Widerspruchsrecht.
- Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer unsere Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzer werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert.
Beim Aufruf unserer Website wird der Nutzer über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und seine Einwilligung zur Verarbeitung eingeholt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. A DS-GVO.
Die Verwendung von Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und deren Inhalte zu verbessern und die Nutzung der Website für den Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Website können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Ebenfalls können wir durch den Einsatz von Cookies unser Angebot stetig optimieren.
In diesem Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO.
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesen an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen Ihres Browsers können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.
- Nutzerrechte
Jeder betroffene Nutzer hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i. V. mit § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
- Informationen über bestehende Widerspruchsrechte
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Personenbezogenen Daten, um Werbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Werbung einzulegen.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Werbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formlos an den Datenschutzbeauftragen erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Dr. Nils Christian Haag
intersoft consulting services AG
Telefon: +49 40 790 235 – 402
Beim Strohhause 17, 20097 Hamburg
E-Mail: DSB-HanseGM@intersoft-consulting.de
Zudem können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden. Dabei haben Sie die Wahl, auf die Aufsichtsbehörde zuzugehen, die für Sie örtlich zuständig ist oder auf die Aufsichtsbehörde, die für unser Unternehmen zuständig ist. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist
Freie und Hansestadt Hamburg
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Prof. Dr. Johannes Caspar
Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg
Tel.: 040 – 42854 – 4040
Fax : 040 – 42854 – 4000
Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
- Meldestelle
Als Teil unseres Compliance Management Systems haben wir eine Hinweisgeberhotline eingerichtet. Sie haben die Möglichkeit, darüber Hinweise zu Sachverhalten abzugeben, die dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterliegen oder an deren Kenntniserlangung wir sonst ein berechtigtes Interesse haben.
Zur Entgegennahme und Prüfung solcher Hinweise haben wir die Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek als ausgelagerte interne Meldestelle beauftragt.
Meldungen an die ausgelagerte interne Meldestelle können per Webformular, telefonisch, per Email, postalisch oder persönlich abgegeben werden.
Hinweise an die ausgelagerte interne Meldestelle können anonym erfolgen.
Die Nutzung der ausgelagerten internen Meldestelle ist freiwillig.
Wenn Sie eine Meldung an die ausgelagerte interne Meldestelle abgeben, erfasst diese die von Ihnen übermittelten Informationen. Dies umfasst Ihre personenbezogenen Daten, sofern Sie diese offenlegen, und in der Regel die Namen und sonstigen personenbezogenen Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Näheres zum Umgang der ausgelagerten internen Meldestelle mit Ihren personenbezogenen Daten ergibt sich aus der Datenschutzerklärung der ausgelagerten internen Meldestelle.
a) Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten
Wir erhalten von der ausgelagerten internen Meldestelle, wenn diese die Meldung geprüft hat, einen Bericht, der die folgenden personenbezogenen Daten enthalten kann:
- Namen und sonstige personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person nur dann, wenn die hinweisgebende Person nicht anonym bleiben möchte und mit der Weitergabe an uns einverstanden ist;
- Namen und sonstige sich aus der Meldung ergebende personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden.
Im Zuge der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und der weiteren Bearbeitung können weitere personenbezogene Daten erhoben und von uns verarbeitet werden.
b) Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der uns von der ausgelagerten internen Meldestelle übermittelten Daten dient der Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Verstöße im Zusammenhang mit unserem geschäftlichen Betrieb durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person ist, sofern Sie Ihre Identität offenlegen und mit der Weitergabe Ihres Namens durch die ausgelagerte interne Meldestelle an uns einverstanden sind, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Soweit Sachverhalte betroffen sind, die dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterfallen, ist § 10 HinschG Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen als hinweisgebender Person sowie von der von dem Hinweis betroffenen Person(en).
Außerhalb des Anwendungsbereichs des HinschG ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen und der von der Meldung betroffenen Personen unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, soweit wir in bestimmten Bereichen gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Zudem können solche Verstöße nicht nur erheblichen wirtschaftliche Schäden verursachen, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen.
Wenn es sich bei der betroffenen Person um einen Beschäftigten von uns handelt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zuge der Bearbeitung oder weiteren Ermittlung des gemeldeten Sachverhalts zudem § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Verarbeitung zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses) oder § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG (Verarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten) und gegebenenfalls unser oben beschriebenes berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
c) Weitergabe an Dritte
Die vertrauliche Behandlung aller Meldungen und Daten durch die Meldestelle ist zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt sichergestellt. Dies betrifft insbesondere die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person sowie der von dem Hinweis betroffenen Person(en). Nur einzelne, zuvor festgelegte, befugte und zum vertrauensvollen Umgang verpflichtete Personen haben Zugriff auf eingehende Meldungen und Informationen über die Bearbeitung der Meldung bzw. Folgemaßnahmen.
Wenn die Meldung ein anderes Unternehmen unserer Unternehmensgruppe betrifft, werden wir die Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des Sachverhalts an dieses Unternehmen unserer Unternehmensgruppe weitergeben.
Inhalte der Meldung und die Ergebnisse der weiteren Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts werden wir möglicherweise an Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen weitergeben. Dies kann dann der Fall sein, wenn wir zur Offenlegung der Daten gesetzlich verpflichtet sind, oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Im Zuge der Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen greifen wir zudem gegebenenfalls auf die Unterstützung durch Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück.
Zudem binden wir möglicherweise bei der Aufklärung und Aufbereitung des gemeldeten Sachverhalts (technische) Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 DSGVO und auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen weisungsgebunden tätig werden. Auch diese können von den Inhalten der Hinweisgebermeldung Kenntnis erlangen, werden jedoch zum vertraulichen Umgang mit den betroffenen Daten verpflichtet.
Personenbezogene Daten der hinweisgebenden sowie der betroffenen Personen können trotz der Wahrung der Vertraulichkeit in Ausnahmesituationen zur Kenntnis von Behörden, Gerichten oder Dritten gelangen. Dies ist dann der Fall, wenn die Weitergabe dieser Informationen für uns verpflichtend ist, wie beispielsweise im Rahmen einer behördlichen Untersuchung (z.B. im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens) oder wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Außerdem müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen durch uns auch gegenüber den durch die Meldung betroffenen Personen offengelegt werden.
d) Dauer der Datenspeicherung
Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Aufklärung der Meldung und die sich daran gegebenenfalls anschließenden Maßnahmen erforderlich ist, oder ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht oder solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Stand: Oktober 2023
HanseGM Gebäudemanagement GmbH
Datenschutzbeauftragter
